10 Mansioni della segretaria di uno studio medico di base

Quando ci rechiamo dal nostro medico di fiducia per qualsiasi acciacco più o meno grave, spesso e volentieri abbiamo a che fare con la figura professionale che affianca il dottore e gestisce lo studio medico, ovvero la sua segretaria.

Ormai presente da tempo immemore nell’organizzazione degli studi, la segretaria di uno studio medico si è con il tempo evoluta ed aggiornata per quanto riguarda mansioni e competenze, ed oggi ancor di più rappresenta quindi una presenza fondamentale sia per il professionista che per gli stessi pazienti, avviata ad essere riconosciuta come professione ovviamente affine ma distinta dalla classica segretaria aziendale.

La maggior professionalizzazione richiede ovviamente una preparazione sempre più approfondita e che comprende vari aspetti che esulano dall’attività classica come un tempo concepita.

Mansioni del/della Segretaria di Studio Medico

Ma quali sono esattamente le mansioni che deve svolgere la segretaria di studio medico ?

1 – Rispondere e filtrare le telefonate
Qual’è la prima cosa che facciamo quando non ci sentiamo troppo bene ? Telefonare al dottore.

Ecco che quindi il primo basilare compito delle segretaria di uno studio medico è certamente quello di rispondere alle telefonate, costituendo così un filtro fondamentale per il professionista che vedrà quindi inoltrate solamente le telefonate per le quali è indispensabile un suo intervento, lasciando invece la gestione di tutte le altre problematiche “semplici” alla segretaria.

2 – Gestire l’agenda del medico
L’Attività tipica della segretaria, non solo di studio medico, è ovviamente quella che riguarda la gestione dell’agenda del professionista e dello studio in generale.

Spetta quindi alla segretaria organizzare gli appuntamenti del medico con i propri pazienti o altri soggetti interessati ad avere un colloquio con lui, come per esempio i vari rappresentanti delle case farmaceutiche, in modo da non intasare lo studio o costringere le persone a sopportare lunghi tempi di attesa.

3 – Accogliere i pazienti
Quando entriamo nello studio medico, la prima persona con cui abbiamo a che fare è proprio la segretaria, cui spetta il compito di accogliere i pazienti ed informarli su tempi di attesa e disponibilità del medico.

Accogliere i pazienti e metterli subito a loro agio è un’aspetto molto importante della professione, specie tenendo presente che il più delle volte si ha a che fare con persone anziane preoccupate dei propri acciacchi, o in ogni caso persone che, per usare un eufemismo, non sono certo al top della forma.

4 – Assistere i pazienti nella compilazione dei documenti
Molto spesso i pazienti oltre che con le diagnosi più strettamente intese, hanno a che fare con documentazione e compilazione di moduli, magari per la prenotazione di visite esterne o semplicemente per la richiesta del rilascio di copie delle cartelle cliniche o delle ricette mediche.

In questo la segretaria può fornire un supporto molto importante, in quanto esperta conoscitrice degli aspetti burocratici e per questo in grado di evitare errori e dimenticane da parte del paziente.

5 – Controlli medici di base
La segretaria non è ovviamente abilitata a fornire assistenza diretta nella cura di malattie o lesioni ai pazienti, ma nonostante questo, e grazia soprattutto all’esperienza maturata nel tempo, può sempre fornire un primo utile supporto per talune attività basilari come per esempio può essere la misurazione della pressione o il controllo di peso, altezza e temperatura.

In aggiunta a questo, sempre da essa il paziente può ricevere utili indicazioni su eventuali condotte da tenere prima di affrontare un determinato esame o sugli aspetti basilari relativi ad una determinata terapia.

6 – Aggiornare le banche dati dei pazienti
Oltre alle proprie competenze, il principale strumento a supporto del medico è certamente rappresentato dalle cartelle cliniche dei pazienti, al fine di comprendere eventuali patologie pregresse, intolleranze a farmaci, interventi subiti in passato o comunque per avere tutta la storia clinica degli assistiti a portata di mano.

Con l’evoluzione tecnologica, oggigiorno le varie cartelle sono contenute in archivi a seconda dei casi generali o locali, in modo che al medico basti collegarsi col proprio pc per ottenere tutte le informazioni.

Compito della segretaria è tenere aggiornate queste cartelle ed intervenire ogniqualvolta le informazioni relative al paziente subiscano una variazione, in modo da mantenere tutto il sistema attualizzato, a vantaggio sia del medico che del paziente stesso.

7 – Cura generale dello studio
Alla segretaria spetta la gestione dello studio nella sua accezione più ampia.

E’ quindi suo compito anche quello di occuparsi della manutenzione e della cura dei locali, delle attrezzature e delle forniture, intervenendo in prima persona in caso di bisogno ed eventualmente contattando i professionisti del caso nell’ipotesi in cui siano necessari interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria.

8 – Inventario dello Studio
Connesso a quanto appena detto relativamente alla cura e gestione dello studio, una mansione cui è adibita la segretaria è anche quella di redigere e tenere costantemente aggiornato un inventario dello studio e di tutto quanto sia in esso compreso, depositato, acquistato o smaltito.

L’inventario è inoltre un supporto fondamentale nella gestione delle varie forniture e dei relativi costi.

9 – Gestire Pagamenti
E’ facilmente intuibile che la gestione di uno studio medico comporti delle spese, così come allo stesso tempo può accadere che alcune prestazioni (ad esempio il banale rilascio di un certificato di idoneità medico sportiva) debbano essere pagate direttamente al medico.

Qualsiasi spesa o incasso passa dalla segretaria delle studio, adibita alla ricezione e registrazione dei pagamenti, ed al rilascio di eventuale fattura nei casi in cui ciò sia previsto.

10 – Amministrare lo studio
Quanto detto fin qui non lascia molto spazio all’immaginazione per altre eventuali mansioni cui la segretaria di studio medico deve essere adibita.

Possiamo dire che però ad essa spetta l’amministrazione generale dello studio in tutti quegli aspetti che non siano prettamente legati all’attività del medico, quindi tutto quanto riguardi l’aspetto gestionale dello studio passa quantomeno da una valutazione o approvazione della segretaria, che proprio per questo deve essere ormai considerata figura imprescindibile nella gestione di un tale tipo di struttura.

Quali sono i 5 requisiti che deve avere una segretaria di studio medico ?

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