5 Requisiti che deve avere una segretaria di studio medico

Corsi segretaria studio medico

La segretaria di uno studio medico, come abbiamo già visto in altri approfondimenti, è una figura fondamentale nella gestione dell’attività del professionista e per la cura dei locali ove esso opera e l’accoglienza dei pazienti.

Data la sua importanza, anche la retribuzione di una segretaria di studio medico può nel tempo raggiungere soglie più che ragguardevoli.

Le mansioni che deve svolgere la segretaria di uno studio medico sono molteplici, e richiedono oggigiorno una preparazione a tutto tondo che solamente la partecipazione ad un corso di formazione può garantire.

Ma quali sono le caratteristiche che deve avere una segretaria di studio medico per svolgere senza problemi di sorta la propria professione ? Ci sono dei requisiti particolari che è bene possedere se si vuole iniziare questa carriera ?

1 – Abilità comunicative e di relazione

La segretaria è un’attività che fa della comunicazione uno dei suoi punti nevralgici.

Comunicare con i pazienti oralmente o al telefono, ma anche comunicare con altri studi medici o strutture sanitarie sia a livello telefonico o parlato che scritto, a mezzo mail o comunicazioni varie.

E’ quindi fondamentale porsi in modo tale da creare un rapporto di fiducia e convivialità con i pazienti, facendoli sentire ospiti di un ambiente il più possibile confortevole, fornendo loro eventuali risposte o dando sostengo per le normali preoccupazioni che si possono avere recandosi dal medico.

Allo stesso tempo, un’ottima segretaria è quella che garantisce la massima professionalità dello studio, stabilendo standard elevati di cura, sicurezza ed ospitalità per i pazienti, tenendo i contatti con gli stessi o con i parenti e lavorando in sinergia con il personale dello studio, in modo da dare l’idea di un ambiente di lavoro affiatato e per questo produttivo.

2 – Precisione

La segretaria ha come possiamo ben intuire, un ruolo cruciale per il buon funzionamento dello studio medico, ed è per questo che una caratteristica imprescindibile è la precisione, che in determinate circostanze e sotto certi aspetti deve rasentare addirittura la pignoleria.

Sareste soddisfatti di una segretaria che vi fissa un appuntamento in un orario dove lo studio è già pieno di pazienti ? Oppure avreste fiducia di una segretaria che a richiesta di precise informazioni non sa fornirvi alcuna risposta o vi dà solamente sommarie e banali informazioni ? certamente no.

Quindi è necessario svolgere le proprie mansioni in maniera accurata e precisa, seguendo minuziosamente le istruzioni che eventualmente possono essere fornite, dando e pretendendo la massima puntualità.

E’ inoltre requisito decisamente importante avere una buona, se non ottima, capacità di concentrazione : molte volte i compiti che è chiamata a svolgere la segretaria sono ripetitivi, si pensi all’inserimento di dati o all’aggiornamento delle cartelle cliniche, ed è facile perdere l’attenzione sul medio-lungo periodo.

Questo però potrebbe creare danni non indifferenti (proviamo solo a pensare ad un errore nell’inserimento di una patologia riscontrata ad un paziente) ed è quindi fondamentale essere in grado di rimanere concentrati, controllando in maniera attenta le operazioni che si vanno ad eseguire.

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3 – Capacità organizzative e gestionali

La buona segretaria deve essere necessariamente “multitasking”, ovvero deve sapere operare su più fronti contemporaneamente.

Speso e volentieri infatti, lo studio medico è molto affollato e l’ambiente di lavoro è piuttosto frenetico, con le esigenze e richieste dei pazienti che vanno a sommarsi alla normale attività di gestione generale.

Avere buone capacità organizzative consente di ordinare di volta in volta le varie necessità in ordine di urgenza ed importanza, stabilendo così priorità e responsabilità, ed eventualmente affidandone alcune ad altri collaboratori, il tutto per far si che l’attività dello studio prosegua in maniera il più possibile spedita.

Un’eccessiva rigidità sarebbe controproducente e potrebbe portare in molti casi a situazioni di stallo o allungamento esponenziale dei tempi di risposta.

4 – Problem Solving

Se per quanto abbiamo detto sopra, lo studio medico è certamente un ambiente dinamico e mutevole, la segretaria deve essere in grado di identificare e risolvere i vari problemi che si possono presentare in maniera efficiente e soprattutto in tempi il più rapidi possibili.

Allo stesso tempo, deve saper individuare eventuali aree di criticità nella gestione dell’attività ordinaria dello studio che richiedono un miglioramento al fine di incrementare l’efficienza generale dello stesso, aumentando quindi la qualità del servizio offerto.

5 – Abilità a livello amministrativo

Quanto abbiamo visto finora esula un po’ da quella che è l’attività della segretaria intesa in maniera classica, ovvero quella che fa riferimento alle mansioni di gestione delle telefonate, scrittura ed invio di documenti, elaborazione ed inserimento dei dati.

Bisogna quindi avere buone conoscenze nell’utilizzo di editor di documenti di testo, rapidità nella scrittura, fogli di calcolo e gestione dei database così come una perfetta padronanza dei gestionali specifici utilizzati nello studio medico.

Inoltre, bisogna anche essere moralmente ineccepibili e dimostrare affidabilità per quanto riguarda le gestione dei dati sensibili dei pazienti, con l’assoluto divieto di divulgare informazioni all’esterno, ed avere quindi un senso dell’etica del lavoro molto elevato.

A tutto quanto detto, devono necessariamente aggiungersi una certa capacità di comprensione dei termini medici e delle leggi inerenti l’ambiente medico e delle cure alla persona.

Fondamentale un’adeguata preparazione

Se alcuni dei requisiti, come ad esempio le capacità relazionali, sono insiti in ognuno di noi e variano da persona a persona, è altrettanto palese come la professione di segretaria in generale e vieppiù quella svolta presso uno studio medico richiedano anche la conoscenza di ben precise nozioni tecniche.

Per acquisire tali nozioni non è più sufficiente avere buone capacità dattilografiche ed aritmetiche come accadeva diverso tempo fa, e poi il resto si andava ad imparare nel tempo. Ora occorre frequentare un apposito Corso di Segretaria di Studio Medico che consenta di acquisire tutte le nozioni necessarie per poter iniziare a svolgere questa professione.

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