Cosa fa esattamente una segretaria di uno studio medico?

Figura facente parte, da molto tempo, di un qualsiasi studio medico, la segretaria svolge un ruolo di primaria importanza.

Di fatti, tra i suoi mille compiti e le sue innumerevoli attività, la segretaria di uno studio medico, è dedita alla accoglienza dei pazienti, il che la pone in prima linea.

La sua, indiscutibilmente, è una missione complessa, difficile, formata da una incredibile varietà di situazioni.

Il suo, è, certamente, un lavoro dinamico, assolutamente poliedrico e, di conseguenza, mai ripetitivo.

Ogni qualvolta, quindi, deve essere in grado di affrontare e risolvere problematiche che solo apparentemente possono apparire uguali.

Nell’esercizio della professione di segretaria di uno studio medico, perciò, è necessario avere una grande versatilità e indiscusse qualità professionali.

La sua posizione è, senza dubbio, quella di essere un prezioso e fondamentale legame tra il paziente è gli operatori sanitari.

All’incrocio tra le richieste dei medici e dei pazienti, la segretaria, perciò, non può mai essere vittima dello stress.

Deve saper mantenere, dunque, sempre una cordialità e un forte senso di professionalità. Oltre che salutare ogni persona, deve essere in grado, tra l’altro, di infondere sicurezza, tranquillità, mantenendo, sempre, vigile la sua attenzione.

Una posizione, pertanto, non semplice, visto che deve saper coniugare al meglio le più disparate esigenze, oltre che contemplare sia quanto è richiesto da un paziente così come le linee guida dello studio medico presso il quale lavora.

Vediamo, pertanto, alcuni dei tanti compiti che deve saper assolvere e gestire una segretaria di uno studio medico.

L’accoglienza e la sua gestione

La presentazione, è un elemento che conta nella professione di segretaria medica, come in tutte le occupazioni legate all’ospitalità.

Questo, non significa che una segretaria medica venga reclutata attraverso un casting, pur tuttavia uno sguardo pulito e in adeguatezza al profilo della sua attività, è un importante aspetto per l’accoglienza e la sua gestione.

Non a caso, il primo approccio che si ha con uno studio medico è quello con la sua segretaria.

Di fatto, è il biglietto da visita, la cartina di tornasole, la prova del nove.

Se, infatti, la segretaria risultasse altezzosa e, quindi, non in grado di trasmettere quanto è necessario, difficilmente un paziente sceglierebbe di frequentare quel determinato studio medico.

Il saper accogliere un paziente è fondamentale e questo sia che avvenga in forma fisica e sia telefonica.

Una segretaria di uno studio medico, pertanto, deve affrontare e saper gestire il flusso dei pazienti, coordinare gli appuntamenti e, talvolta, anche analizzare l’urgenza di una situazione.

Il suo carico di lavoro mentale e fisico non è di poco conto. Ricordarsi, ad esempio, tutti i nomi dei pazienti, le loro necessità, i lori caratteri, il cosa devono fare e quando lo debbono fare, richiede una notevole presenza di spirito, una capacità di duttilità incredibilmente espandibile.

Di contro, non deve mai e poi mai, salvo determinate e particolari situazioni, esternare il proprio pensiero e, tanto meno, avventurarsi in analisi e giudizi. Questo, non vuol dire essere freddi o glaciali, ma vuol dire semplicemente essere seri professionisti.

Altro compito incluso nell’accoglienza e la sua gestione, è quello di avere la dote di saper filtrare le varie telefonate da passare al medico. Compito che deve essere assolto con rigore e disciplina senza, tuttavia, travalicare il proprio ruolo. In pratica, non deve diventare giudice e giuria, ma saper comprendere esattamente l’importanza della comunicazione telefonica.

Come è noto, vi sono molti pazienti che non sono propensi a spiegare a chicchessia le motivazioni personali per le quali desiderano parlare con il medico, come pure vi sono medici che non amano ricevere telefonate durante una visita. Compensare, quindi, queste, come altre mille situazioni, è uno dei compiti che deve saper assolvere una perfetta segretaria di uno studio medico.

Gestire il contatto tra gli operatori sanitari e i loro pazienti

Saper entrare in empatia con questi due complessi e articolati mondi è un altro dei compiti che deve saper sostenere una brava segretaria. Le esigenze e le situazioni di un paziente, in molti casi, non coincidono perfettamente con le modalità dei vari operatori sanitari.

Pertanto, la sua capacità, la sua preparazione la deve supportare nel far coincidere, quanto necessita ad un paziente al modus operandi di ogni medico, facendo in modo che non vi sia alcun tipo di problematiche per ambo le parti, più che adattarsi, Mediare, perciò, è un qualcosa che un eccellente segretaria di uno studio medico, dovrà fare ogni giorno lavorativo. Per facilitare il lavoro del medico, dovrà, inoltre, estrapolare dal file tutti gli appuntamenti per il giorno successivo, in modo da semplificarne la sua attività.

La giornata tipo di una segretaria di uno studio medico

In linea generale, la sua giornata è formata da tutta una serie di importanti avvenimenti. Tra questi, si può ricordare il fissare o il confermare l’appuntamento con il medico, cosa che potrà fare via mail oppure per telefono, gestire quelli che sono gli appuntamenti di controllo relativi agli abituali pazienti, organizzare gli appuntamenti urgenti.

In una giornata tipo, poi, vi sono da assolvere compiti lavorativi quali, il ricordare ai pazienti di portare eventuali documentazioni mediche al momento della visita, contattare, quando è necessario, degli specialisti esterni come oncologi e radiologi. Tra le tante cose che deve fare, vi è anche il compito di raccogliere e aggiornare dati e informazioni dei vari pazienti dello studio medico, ma, anche, assistere e supportare i vari pazienti all’atto del redigere i vari documenti eventualmente necessari. Oltre a ciò, deve saper condurre un colloquio con un paziente al fine di chiarire e comprenderne le effettive necessità.

In una giornata tipo, vi è anche l’indirizzare oppure accompagnare personalmente i pazienti. Ovviamente, nel caso in cui lo studio medico disponga di sale di trattamenti o di esami, dovrà, tra l’altro, assicurarsi, verificandolo in prima persona, se tutte le attrezzature siano già pronte.

Tra le sue mansioni, poi, vi è l’informare il paziente relativamente i costi e le tipologie dei trattamenti, oltre che saper equilibrare le esigenze del medico e le necessità dei vari pazienti.

In conclusione, una giornata tipo di una segretaria di uno studio medico si articola in più situazioni che vanno ben oltre alla semplice accoglienza ed è, anche, per questa ragione che è una professione avvincente e ricca di soddisfazione, alla quale è bene approdare avendo ricevuto una adeguata preparazione professionale.

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